zdalna rekrutacja

Kadry. Część 1 – zdalna rekrutacja i zatrudnienie

W dzisiejszym dynamicznym świecie, gdzie zdalna rekrutacja staje się się nieodłączną częścią procesu zatrudniania, właściwe i przemyślane podejście jest kluczowe dla każdej organizacji.

Rekrutacja i zatrudnienie – co warto wiedzieć przed rozpoczęciem

W dzisiejszym świecie, gdzie zdalna rekrutacja staje się się nieodłączną częścią procesu zatrudniania, przemyślane podejście jest kluczowe dla każdej organizacji. Skuteczna zdalna rekrutacja może być decydujące dla pozyskania wyjątkowego talentu albo niepowodzenia w werbowaniu odpowiednich pracowników.

Zanim pracodawca zdecyduje się na zatrudnienie potencjalnego kandydata na wakujące bądź nowo powstające stanowisko pracy, powinien przeanalizować dostarczone dokumenty aplikacyjne. Oferta aplikacyjna na stanowisko pracy, która często stanowi impuls do zaproszenia kandydata na rozmowę kwalifikacyjną, odgrywa kluczową rolę w procesie rekrutacji. Sposób, w jaki kandydat prezentuje swoją kandydaturę, ma istotne znaczenie.

Dokumenty aplikacyjne

Dla pracodawcy, oprócz istotnych kompetencji i doświadczenia, ważna jest forma, w jakiej przedstawione są dokumenty aplikacyjne. Życiorys (CV) kandydata pełni rolę swoistej wizytówki. Pracodawca powinien skupić się na doświadczeniu zawodowym, odpowiednich kompetencjach i umiejętnościach kandydata. W praktyce spotykamy się z dwoma głównymi rodzajami życiorysów:

  • życiorys w układzie chronologicznym, prezentujący zdobyte doświadczenie zawodowe według zasady ostatniego zatrudnienia. Podaje się tutaj także okres zatrudnienia u danego podmiotu oraz zakres obowiązków,
  • życiorys funkcjonalny, ukazujący umiejętności, zdolności i osiągnięcia kandydata związane z dotychczasową pracą zawodową.

Pracodawca analizując te dokumenty, powinien zwrócić także uwagę na ich estetykę. Niedbałe, brudne czy zawierające błędy dokumenty świadczą niekorzystnie o kandydacie.

Dodatkowo, dla pracodawcy ważne są motywy, które skłoniły kandydata do złożenia aplikacji. W tym celu stosuje się list motywacyjny, który umożliwia bardziej szczegółowe przedstawienie zalet, umiejętności i cech charakteru, predestynujących kandydata do wykonywania pracy na określonym stanowisku. Wszystkie te elementy, czyli dokumenty aplikacyjne, życiorys zawodowy i list motywacyjny, stanowią nieodłączną część procesu zatrudnienia. Staranne ich przeanalizowanie pozwala pracodawcy podjąć świadomą decyzję dotyczącą wyboru najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy.

Co z RODO?

Przeglądanie dokumentów aplikacyjnych, ich selekcja czy rozmowy z kandydatami to kluczowe etapy procesu rekrutacyjnego. Etapy te nieuchronnie wiążą się z pozyskiwaniem danych osobowych. W związku z tym konieczne jest spełnienie przez pracodawcę obowiązków informacyjnych wobec kandydata do pracy. W praktyce pracodawca, gromadząc CV, staje się administratorem danych osobowych. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, pracodawca lub firma rekrutacyjna są zobowiązani przekazać kandydatom określone informacje. Jest to nazwa firmy oraz adres siedziby, cel zbierania danych osobowych oraz informacje o podmiotach, którym administrator danych może udostępnić dane osobowe.

Ważnym dokumentem regulującym te kwestie jest rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r., zwane dalej RODO. Według przepisów RODO,obowiązek podania informacji dotyczących zbierania danych osobowych w kontekście rekrutacji powstaje przy pierwszym kontakcie z potencjalnym pracownikiem. Informacje te obejmują także dane kontaktowe inspektora ochrony danych (jeśli taka osoba została wyznaczona), prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa UODO), okres przechowywania danych osobowych oraz informacje o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym zasady ich podejmowania.

Zgodnie z RODO, osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądać od administratora usunięcia swoich danych osobowych, zwłaszcza jeżeli nie są one już niezbędne do celów, w których zostały zebrane. Realizacja tego obowiązku może wymagać automatyzacji procesów przetwarzania danych oraz interwencji działu IT, szczególnie w przypadku przechowywania dokumentów rekrutacyjnych na skrzynkach e-mail, co jest częstą praktyką w wielu firmach.

RODO przewiduje również prawo kandydata do przeniesienia swoich danych osobowych do innego podmiotu. To oznacza, że kandydat może otrzymać swoje dane osobowe w ustrukturyzowanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego od administratora, a następnie przekazać je innemu podmiotowi bez przeszkód ze strony administratora, który pierwotnie je pozyskał. Pracodawcy są zatem zobowiązani do implementacji odpowiednich rozwiązań informatycznych, które umożliwią pobranie i przenoszenie danych osobowych pomiędzy administratorami danych.

Pracodawca ma także obowiązek poinformować kandydata o naruszeniu jego ochrony danych osobowych, jeżeli może to spowodować wysokie ryzyko naruszenia jego praw lub wolności. Nawet jeżeli administrator danych nie zawiadomi zainteresowanego o naruszeniu, organ nadzorczy może tego zażądać. Takie zawiadomienie musi zawierać opis charakteru naruszenia, dane kontaktowe inspektora ochrony danych lub inny punkt kontaktowy, możliwe konsekwencje naruszenia oraz środki, jakie administrator podjął lub proponuje podjąć w celu zaradzenia naruszeniu.

Aby zapewnić zgodność z prawem i przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, kandydat do pracy musi wyrazić zgodę na przetwarzanie swoich danych. Przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem, jeśli spełniony jest co najmniej jeden z określonych w RODO warunków, takich jak zgoda osoby, której dane dotyczą, wykonanie umowy lub spełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze danych. Zgoda może być wyrażona w oddzielnym dokumencie lub jako część życiorysu kandydata.

Rekrutacja on-line – uwarunkowania praktyczne i prawne

Osoby pracujące w dziale HR, przyzwyczajone do tradycyjnych metod rekrutacji, czasem uważają zdalne poszukiwanie pracowników za nieefektywne, kosztowne lub możliwe tylko w dużych firmach. Jednakże, praktyka pokazuje, że zdalna rekrutacja ma ogromny potencjał i otwiera drzwi do pozyskania specjalistów z różnych dziedzin. Niedawna sytuacja pandemiczna tylko potwierdziła, że dla pracodawcy i kandydata internetowe serwisy rekrutacyjne stanowią wygodne i efektywne narzędzie poszukiwania pracy oraz pracownika.

Kluczowym elementem skutecznej rekrutacji online jest dotarcie z ogłoszeniem do właściwej grupy potencjalnych kandydatów. Ogłoszenie powinno być nie tylko atrakcyjne pod względem treści, ale także przyciągające wzrok pod względem formy graficznej. Treść ogłoszenia musi być dopasowana do specyfiki grupy docelowej, spójna z wizerunkiem firmy i, co najważniejsze, precyzyjnie określać ofertę, obowiązki i wymagania stawiane przyszłemu pracownikowi. Korzystnym rozwiązaniem jest umożliwienie użycia szablonu życiorysu zawodowego zamiast tradycyjnego CV. Kandydat wypełnia formularz aplikacyjny, gdzie podaje informacje o wykształceniu, doświadczeniu zawodowym, umiejętnościach, a także dodatkowych kwalifikacjach. To ułatwia osobom, które nie są pewne, jak powinno wyglądać dobre CV i jakie elementy powinny być uwzględnione, a jakie pominięte. Niemniej jednak, czasami pracodawca wymaga załączenia tradycyjnego CV.

Proces rekrutacji online obejmuje kilka kluczowych kroków:

Krok 1: Zdalna rekrutacja i wstępna selekcja kandydatów

  1. Poinformuj zainteresowane osoby o zdalnym charakterze procesu rekrutacji.
  2. Po dokonaniu wstępnej selekcji aplikacji, nawiąż kontakt telefoniczny z kandydatami. Podczas tej rozmowy możesz zweryfikować podstawowe informacje o kandydacie, ocenić znajomość języka obcego oraz poinformować o dalszym przebiegu procesu rekrutacji. Upewnij się również, że kandydat posiada odpowiednie łącze internetowe i spokojne otoczenie na czas rozmowy.
  3. Potwierdź mailowo zaproszenie wybranych osób do kolejnych etapów rekrutacji.
  4. Bardzo ważne: dołącz link do spotkania online na wybranej platformie.
  5. Warto podkreślić, że eksperci ds. ochrony danych osobowych zauważają, że jeśli kandydat nie wyraził zgody na przetwarzanie danych osobowych w swojej aplikacji, rekruter nadal może rozważyć CV w procesie rekrutacji (i nie wymaga zniszczenia). Przesłanie dokumentów aplikacyjnych jest świadomym działaniem, które stanowi wyrażenie zgody tzw. konkludentnej, zgodnie z definicją „zgody” z art. 4 RODO. Jest to szczególnie istotne, ponieważ wysłanie CV jest wyraźnym działaniem, które potwierdza zgodę, umożliwiając przetwarzanie danych osobowych. Z tego powodu CV kandydata można bez wahania otwierać i kontynuować proces rekrutacji.

Krok 2: Spotkanie on-line z kandydatem do pracy – narzędzia i przygotowanie

Narzędzia:

  1. Do organizacji spotkania online z kandydatem warto wykorzystać powszechnie dostępne rozwiązania, w tym darmowe opcje. Wśród nich znajdują się platformy takie jak Skype, WhatsApp, Facebook Messenger, Google Meet, Viber Messenger, Zoom oraz Microsoft Teams, który jest częścią pakietu Microsoft 365.
  2. Wiele z tych aplikacji działa również na smartfonach, co pozwala rekruterom na swobodne przeprowadzanie rozmów bez konieczności korzystania z komputera czy laptopa.

Przygotowanie:

  1. Dbaj o schludny, reprezentatywny wygląd oraz dobre samopoczucie podczas rozmowy.
  2. Wybierz miejsce z dobrą akustyką i minimalistycznym, jednolitym tłem, eliminując wszelkie rozpraszacze, co ułatwi skupienie się na konwersacji. Upewnij się, że pomieszczenie jest dobrze oświetlone i zorganizowane.
  3. Przygotuj sobie coś do picia, aby umożliwić prowadzenie dłuższej rozmowy bez konieczności przerywania jej na przerwy.
  4. Sprawdź jakość swojego połączenia internetowego przed spotkaniem.
  5. Otwórz aplikację kandydata na swoim urządzeniu podczas rozmowy.
  6. Podczas spotkania online skup się na badaniu zaangażowania i wartości kandydata. Zadawaj pytania dotyczące jego doświadczenia z pracą zdalną.
  7. Przeanalizuj CV kandydata, zwracając szczególną uwagę na doświadczenie związanego z pracą zdalną. Znajomość tego obszaru może ułatwić dopasowanie oczekiwań zarówno pracodawcy, jak i kandydata.
  8. Przygotuj pytania dotyczące wyobrażeń kandydata na temat pracy zdalnej. Popytaj, jak organizuje swoją pracę, jak widzi komunikację w zespole i z przełożonymi oraz jak zamierza podnosić swoją motywację i rozwijać się w warunkach zdalnych.
  9. Pamiętaj, że pracodawca może żądać jedynie danych wymaganych przez obowiązujące przepisy prawa. Nie wolno Ci zbierać “Danych nadmiarowych”, takich jak stan cywilny, wyznanie czy orientacja seksualna, chyba że są one wymagane na stanowisko, na które aplikuje kandydat (np. wymóg niekaralności dla nauczycieli, detektywów czy pracowników instytucji finansowych, straży granicznej).
  10. Podczas rozmowy kwalifikacyjnej pracodawca nie powinien stawiać pytań, które naruszają prywatność kandydata lub jego dobro osobiste. Pytania dotyczące wyznania, orientacji seksualnej, przekonań politycznych czy życia prywatnego są niedozwolone.
  11. Na zakończenie rozmowy poinformuj kandydata o terminie, w którym podejmiesz finalną decyzję.

Krok 3: Decyzja o Zatrudnieniu

  1. Po pożegnaniu kandydata, dokładnie oceń jego kompetencje i cechy, które są kluczowe dla danego stanowiska pracy.
  2. Przy ocenie kandydata pamiętaj o stanowisku Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) odnośnie do roli serwisów społecznościowych w procesie rekrutacji. UODO uznaje za niedopuszczalne gromadzenie przez pracodawców informacji o kandydatach z mediów społecznościowych i innych publicznych źródeł.
  3. Dostarczenie referencji z poprzedniego miejsca pracy nie oznacza automatycznej zgody na ich weryfikację. UODO stanowi, że jedynym źródłem informacji o kandydacie powinien być sam kandydat, a jednocześnie przypomina, że fałszowanie informacji może podlegać sankcjom prawnym.
  4. Po zakończeniu spotkań, dostarcz informację zwrotną każdemu uczestnikowi procesu rekrutacyjnego. Trzymaj się ustalonego terminu podjęcia ostatecznej decyzji.
  5. Decyzja o zatrudnieniu wymaga dopełnienia niezbędnych formalności dokumentacyjnych. Zajmij się wszelkimi aspektami związanymi z procesem zatrudnienia.
  6. Zaplanuj i przeprowadź badania wstępne pracownika.
  7. Po zakończeniu rekrutacji, niezwłocznie usuń dane kandydatów, chyba że otrzymasz ich wyraźną zgodę na dłuższe przechowywanie danych ze względu na przyszłe naboru. Zawsze poinformuj ich o możliwości wycofania zgody na przetwarzanie ich danych.
  8. Opracuj efektywny zdalny proces zatrudnienia oraz udaną procedurę onboardingu online. Upewnij się, że nowi pracownicy zostali odpowiednio wprowadzeni do firmy, nawet w trybie zdalnym.

Pamiętaj, że transparentność, profesjonalizm oraz przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych są kluczowe podczas podejmowania decyzji o zatrudnieniu zdalnym kandydata.

Krok 4: Onboarding on-line, czyli wdrożenie pracownika w trybie zdalnym

  1. Onboarding, czyli zapoznanie pracownika z misją, strategią i celami organizacji, zapoznanie z zespołem oraz zmniejszenie stresu wywołanego nową sytuacją w trybie on-line rodzi nowe wyzwania. Przede wszystkim warto wykorzystać platformę internetową do wideokonferencji (np. Zoom, Google Meet lub Microsoft Teams).
  2. Spotkania wdrażające powinny być regularne, z zapewnieniem dostępności pomocy/konsultacji przy wykonywaniu nowych zadań.

Dokumentacja pracownicza

Dla przeprowadzenia profesjonalnej rekrutacji istotne znaczenie mają również przygotowane wcześniej dokumenty związane z zatrudnieniem. Właściwe wzory dokumentów odgrywają kluczową rolę w procesie zatrudnienia, tworząc solidne fundamenty dla profesjonalnej rekrutacji. Dokumentacja pracownicza stanowi nie tylko formalny aspekt procesu, ale także pierwsze wrażenie, jakie pracodawca tworzy na potencjalnych pracownikach. Odpowiednio skonstruowane i zgodne z prawem dokumenty nie tylko ułatwiają przeprowadzenie rekrutacji, ale również budują zaufanie oraz pozostawiają pozytywne wrażenie o firmie.

Korzystanie z właściwych wzorów dokumentów nie tylko pomaga zrozumieć i spełnić wszelkie prawne wymogi, ale także umożliwia jasne określenie oczekiwań względem kandydatów. Dzięki odpowiednio sformułowanym ogłoszeniom pracy, listom motywacyjnym i formularzom aplikacyjnym, pracodawca może precyzyjnie zdefiniować wymagania dotyczące doświadczenia, umiejętności oraz kwalifikacji.

Ponadto, poprawna treść umowy, regulaminów wewnętrznych oraz innych dokumentów pracowniczych są niezbędne dla zabezpieczenia praw i obowiązków zarówno pracodawcy, jak i pracowników. Odpowiednie wzory dokumentów gwarantują, że wszelkie kluczowe informacje są w nich zawarte, a wszelkie prawa i obowiązki są klarownie przedstawione.

Właściwe i zgodne z przepisami wzory dokumentów są nieocenionym narzędziem dla każdego pracodawcy, który dąży do profesjonalnego, skutecznego i etycznego przeprowadzenia procesu rekrutacji. Są one gwarantem, że każdy etap zatrudnienia odbywa się zgodnie z prawem. Podkreślają też profesjonalizm i rzetelność firmy, przyciągając najlepszych kandydatów na rynek pracy.

W naszym sklepie internetowym oferujemy kompleksowe zestawy dokumentów. Zestawy te nie tylko ułatwią, ale także zrewolucjonizują sposób, w jaki pracodawcy prowadzą swoje rekrutacje. Nasze rozwiązania stworzyliśmy z myślą o tym, aby pomóc firmom zrealizować procesy zatrudnienia sprawnie i zgodnie z przepisami. Zapewnią też profesjonalne podejście, które przyciągnie i zatrzyma najbardziej wartościowych kandydatów.

Ze wszystkimi naszymi dokumentami zapoznasz się w tutaj.

Udostępnij
Scroll to Top