Krajowy System e-Faktur (KSeF) – Elektroniczne Rozliczanie Faktur w Polsce

W dzisiejszych czasach, w erze cyfrowej, coraz więcej procesów biznesowych przenosi się do świata elektronicznego. Jednym z takich procesów jest wystawianie i rozliczanie faktur. W Polsce, dla ułatwienia i usprawnienia tego procesu, został wprowadzony Krajowy System e-Faktur, znany również jako KSeF. System ten daje przedsiębiorcom możliwość elektronicznego wystawiania, przesyłania, odbierania, przechowywania i kontrolowania faktur. W tym artykule przyjrzymy się szczegółowo funkcjom, korzyściom i zasadom działania KSeF, aby zapewnić Ci pełne zrozumienie tego systemu i umożliwić skuteczne korzystanie z niego. Bądź na bieżąco i dowiedz się wszystkiego, co musisz wiedzieć o Krajowym Systemie e-Faktur!

Co to jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system teleinformatyczny, za pomocą którego możemy wykonać następujące czynności:

1. Nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF:
   KSeF umożliwia nadawanie, zmianę lub odebranie uprawnień dla różnych podmiotów do korzystania z systemu. Uprawnienia te określają, jakie czynności może wykonywać dany podmiot w ramach KSeF.
2. Powiadamianie podmiotów o nadanych uprawnieniach do korzystania z KSeF lub ich odebraniu:
   KSeF automatycznie powiadamia odpowiednie podmioty o nadanych uprawnieniach lub ich odebraniu. Dzięki temu podmioty są informowane o swoich aktualnych uprawnieniach do korzystania z systemu.
3. Uwierzytelnienie oraz weryfikacja uprawnień do korzystania z KSeF posiadanych przez podmioty:
   KSeF zapewnia mechanizmy uwierzytelnienia, które pozwalają podmiotom potwierdzić swoje tożsamości w systemie. Ponadto system dokonuje weryfikacji uprawnień, aby upewnić się, że dany podmiot ma prawa do korzystania z KSeF.
4. Wystawianie faktur ustrukturyzowanych:
   KSeF umożliwia użytkownikom wystawianie faktur w formacie ustrukturyzowanym. Faktury wystawiane w ten sposób mają określony standard, który ułatwia ich przetwarzanie i analizę przez system.
5. Dostęp do faktur ustrukturyzowanych:
   Dzięki KSeF, podmioty mają uprawnienie do uzyskiwania dostępu do faktur ustrukturyzowanych. To oznacza, że mogą pobierać te faktury w celu ich przetwarzania lub przechowywania.
6. Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych:
   KSeF umożliwia automatyczne otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych od innych podmiotów. Dzięki temu użytkownicy mogą łatwo uzyskać dostęp do tych dokumentów w formacie, który ułatwia ich analizę i obróbkę.
7. Przechowywanie faktur ustrukturyzowanych:
   KSeF zapewnia możliwość przechowywania faktur ustrukturyzowanych w systemie. Podmioty mogą składować swoje faktury w bezpieczny sposób, co ułatwia zarządzanie dokumentacją i archiwizację.
8. Oznaczanie faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w KSeF:
   Każda faktura ustrukturyzowana wystawiana w ramach KSeF jest oznaczana unikalnym numerem identyfikującym. Ten numer jest nadawany przez system i pomaga w jednoznacznym identyfikowaniu faktury.
9. Analiza i kontrola prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych:
   KSeF posiada mechanizmy analizy i kontroli danych zawartych w fakturach ustrukturyzowanych. Dzięki temu system może sprawdzać poprawność wprowadzonych informacji i wykrywać ewentualne błędy lub niezgodności.
10. Powiadamianie uprawnionych podmiotów o:
    System KSeF automatycznie powiadamia uprawnione podmioty o ważnych informacjach, takich jak zmiany w przepisach podatkowych dotyczących faktur ustrukturyzowanych lub inne istotne komunikaty związane z korzystaniem z systemu.

Od kiedy muszę wystawiać faktury w KSeF?

Obecnie przedsiębiorcy z systemu KSeF mogą korzystać dobrowolnie. Planuje się wprowadzenie obligatoryjnego fakturowania w Krajowym Systemie e-Faktur:

• dla podatników nie będących czynnymi płatnikami VAT z dniem 1 stycznia 2025r.
• dla podatników będących czynnymi płatnikami VAT z dniem 1 lipca 2024r.

Jak nadać uprawnienia do KSeF?

Z Krajowego Systemu e-Faktur mogą korzystać:

• podatnik,
• podmioty wskazane przez podatnika,
• podmioty, o których mowa w art. 106c,
• osoby fizyczne wskazane przez podmioty, o których mowa w art. 106c,
• osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania
  z Krajowego Systemu e-Faktur, którym podatnik lub podmioty, o których mowa w art. 106c, nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu,
• podmioty inne, niż wymienione w pkt 1–5, wskazane przez osoby fizyczne korzystające z Krajowego Systemu e-Faktur, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym

– uwierzytelnieni w sposób określony w przepisach wydanych na podstawie art. 106r pkt 3.

Podatnik ma możliwość wystawienia faktury ustrukturyzowanej:

• z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi, które udostępnia Ministerstwo Finansów,
• przy użyciu programów komercyjnych.

Takim narzędziem jest Aplikacja Podatnika KSeF. Dostęp do aplikacji znajduje się na stronie https://www.podatki.gov.pl/ksef/bezplatne-narzedzia-ksef/.

Wystawianie faktur w KSeF jest możliwe również w nowej wersji aplikacji e-mikrofirma znajdującej się w e-Urzędzie Skarbowym.

Komu mogę nadać uprawnienia do KSeF?

Podatnik może ustanowić pełnomocnika, który w jego imieniu będzie prowadził wyznaczone w pełnomocnictwie sprawy związane z prowadzeniem firmy, np. podpisywał w imieniu podatnika umowy, wystawiał faktury czy reprezentował podatnika podczas spotkań handlowych. Wszystkie czynności, do jakich podatnik upoważni pełnomocnika powinny wynikać wprost z zawartej z pełnomocnikiem umowy. To podatnik decyduje o zakresie udzielonego pełnomocnictwa.

Na podstawie udzielonego pełnomocnictwa osoba upoważniona może wystawiać faktury papierowe, elektroniczne (np. w formie PDF) lub faktury ustrukturyzowane – wystawiane przy użyciu KSeF (przy spełnieniu warunków określonych w ustawie o VAT).

Uwierzytelnianie

Zgodnie z § 5 ust. 1 rozporządzenia w sprawie KSeF korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur wymaga uwierzytelnienia:

• kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo
• kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, albo
• podpisem zaufanym, albo
• 4wygenerowanym przez KSeF – po uwierzytelnieniu się podatnika lub podmiotu uprawnionego
  w sposób, o którym mowa w pkt 1–3 ciągiem znaków alfanumerycznych, z wyłączeniem znaków interpunkcyjnych, przypisanym do podatnika lub podmiotu uprawnionego i jego uprawnień

– oraz weryfikacji posiadanych uprawnień.

Po wprowadzeniu danych pojawią się dwie możliwości uwierzytelniania:

• profilem zaufanym;
• certyfikatem kwalifikowanym.

Wybranie opcji „Profil Zaufany” spowoduje przekierowanie na stronę logowania do profilu zaufanego.

Natomiast wybranie opcji „Certyfikat kwalifikowany”, będzie wymagało zaznaczenia „Tak” dla pytania „Czy certyfikat jest podpisem z numerem NIP lub PESEL?” oraz kliknięcia przycisku „Dalej” przenoszącego do następnego ekranu umożliwiającego pobranie żądania autoryzacyjnego.

W przypadku podatników lub podmiotów niebędących osobami fizycznymi, nadawanie lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF jest dokonywane przez złożenie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w postaci papierowej zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z tego Systemu na wzorze ZAW-FA (§ 4 ust. 1 rozporządzenia).

W tym przypadku do korzystania z KSeF może być uprawniona jedna osoba fizyczna.

W przypadku kwalifikowanych podpisów elektronicznych niezawierających NIP i numeru PESEL podatnika będącego osobą fizyczną, uwierzytelnienie oraz weryfikacja posiadanych uprawnień są możliwe również po zgłoszeniu danych unikalnych identyfikujących ten podpis, do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, w zawiadomieniu ZAW-FA.

Nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF jest dokonywane za pomocą oprogramowania interfejsowego, o którym mowa w art. 106nc ust. 1 ustawy, dostępnego na stronie, której adres jest podany w BIP na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych, i następuje z zastosowaniem specyfikacji tego oprogramowania interfejsowego, po weryfikacji posiadanych uprawnień.

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych

Faktury ustrukturyzowane są wystawiane i otrzymywane za pomocą oprogramowania interfejsowego. Przygotowywane są one przez podatników bezpośrednio w programach finansowo-księgowych oraz przesyłane do systemu poprzez API. w tym celu konieczne jest uwierzytelnienie się podatnika w systemie.

Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.

Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

Numer KSeF

Numer KSEF to unikalny numer, który identyfikuje fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur. Składa się z następujących elementów:

Dostęp do faktur ustrukturyzowanych

Po nadaniu uprawnień do dostępu do e-faktur podmiot uprawniony ma prawo do pobrania faktury ustrukturyzowanej.

Dostęp do faktury ustrukturyzowanej jest możliwy poprzez podanie:

• numeru identyfikującego daną fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur;
• numeru faktury;
• numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub innego identyfikatora nabywcy albo informacji o braku identyfikatora;
• imienia i nazwiska lub nazwy nabywcy albo informacji o braku tych danych;
• kwoty należności ogółem.

Bezpłatna Aplikacja Podatnika KSeF dodatkowo umożliwia bez konieczności logowania:

• podgląd e-faktury (anonimowy dostęp do e-faktury po wskazaniu jej indywidualnychcech),
• weryfikację statusu wysyłki i możliwość pobrania UPO KSeF.

Co zawiera Urzędowe Potwierdzenie Odbioru (UPO)?

Odbieranie faktur przez nabywcę

Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF wymaga akceptacji odbiorcy takiej faktury. Wyrażenie zgody na ich otrzymywanie powinno odbywać się na identycznych zasadach, jakie obowiązują dla faktur elektronicznych.

Sprzedawca (wystawca faktury) na zasadzie domniemania zgody kontrahenta może wysyłać mu faktury elektroniczne dopóty, dopóki kontrahent nie wyrazi sprzeciwu w tej sprawie.

Wystarczającym dla uznania akceptacji nabywcy na ich otrzymywanie jest opłacenie należności wynikającej z wysłanej w ten sposób faktury.

W sytuacji, gdy odbiorca faktury ustrukturyzowanej nie wyrazi zgody na jej otrzymanie przy użyciu KSeF, wystawca zachowuje prawo do wystawienia faktury ustrukturyzowanej w systemie. Wystawioną w ten sposób fakturę jest zobowiązany przekazać odbiorcy w inny uzgodniony z nim sposób. Taka faktura może być przekazana w postaci elektronicznej lub papierowej.

Według projektodawcy zachowuje ona walor faktury ustrukturyzowanej, ponieważ posiada jej ustawowe cechy (numer identyfikacji w systemie KSeF). Regulacja ta została wprowadzona w celu zachowania prawa wystawcy do uzyskania preferencji w postaci skróconego terminu zwrotu podatku VAT.

Moment otrzymania faktury w takim przypadku należy ustalać na zasadach, jakie obowiązują obecnie dla faktur papierowych lub elektronicznych.

W przypadku faktury papierowej istotny będzie moment jej fizycznego posiadania. Natomiast kwestia momentu otrzymania przez nabywcę towaru lub usługi faktury elektronicznej nie została uregulowana w sposób szczególny przez ustawodawcę. Zatem uznać należałoby, że terminem otrzymania przez podatnika faktury elektronicznej jest dzień, w którym podatnik miał możliwość zapoznania się z jej treścią (vide: interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 5 stycznia 2022 r., nr 0114-KDIP1-2.4012.497.2021.2.RD).

Wystawianie faktur korygujących

Faktura korygująca powinna zawierać:

• numer kolejny oraz datę jej wystawienia;
• numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy faktura korygująca – w przypadku faktury korygującej w postaci faktury ustrukturyzowanej;
• dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:
  • określone w art. 106e ust. 1 pkt 1–5 (m.in. datę wystawienia czy kolejny numer nadany
    w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę),
  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą;
• jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego
  z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej;
• w przypadkach innych niż wskazane w art. 106j ust. 2 pkt 5 ustawy – prawidłową treść korygowanych pozycji.

Ponadto, w myśl art. 106j ust. 2a ustawy o VAT faktura korygująca może zawierać wyrazy „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo „KOREKTA” oraz przyczynę korekty.

Korzyści z wystawiania faktur ustrukturyzowanych

• zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury;
• przyspieszony termin zwrotu Vat na rachunek bankowy;
• przechowywanie i archiwizowanie faktur;
• brak konieczności wystawiania duplikatów;
• wyłączenie obowiązku przesyłania pliku JPK_FA;
• dostępność i bezpieczeństwo systemu teleinformatycznego;

Pobierz darmową ulotkę KSeF i miej te informacje zawsze pod ręką!

Jeżeli chciałbyś mieć na wyciągnięcie ręki wszystkie informacje potrzebne do rozpoczęcia pracy z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), polecamy Ci pobranie naszej darmowej ulotki. To praktyczne i kompaktowe źródło wiedzy, które zapewni Ci szybki dostęp do najważniejszych informacji na temat KSeF.

Ulotka zawiera informacje na temat:

• Co to jest KSeF i jakie czynności można w nim wykonywać
• Kiedy obowiązek korzystania z KSeF staje się nieunikniony
• Jak nadać uprawnienia do KSeF
• W jaki sposób wystawiać faktury ustrukturyzowane
• Jak uzyskać dostęp do faktur ustrukturyzowanych
• Co zawiera Urzędowe Potwierdzenie Odbioru (UPO)
• Jak wystawiać faktury korygujące
• Korzyści wynikające z korzystania z KSeF

Pobranie ulotki jest bardzo proste! Wystarczy kliknąć poniższy link i wypełnić krótki formularz. Ulotka zostanie automatycznie pobrana na Twój komputer lub urządzenie mobilne, dzięki czemu będziesz miał/ła wszystkie informacje zawsze pod ręką.

Nie czekaj dłużej i bądź dobrze przygotowany/na na wszelkie pytania i zmiany dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur. Pobierz ulotkę już teraz i bądź na bieżąco!

Skorzystaj z naszych usług księgowych i osiągnij sukces w Krajowym Systemie e-Faktur!

Przeniesienie procesów księgowych do cyfrowego świata może przynieść wiele korzyści dla Twojego biznesu. Dlatego zachęcamy Cię do skorzystania z naszych profesjonalnych usług księgowych, które obejmują również pomoc w obsłudze Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Nasi doświadczeni księgowi doskonale znają zasady działania KSeF i są w stanie efektywnie pomóc Ci w elektronicznym wystawianiu, przesyłaniu, przechowywaniu i kontrolowaniu faktur. Dzięki naszej pomocy będziesz mógł skupić się na rozwoju swojej firmy, a my zajmiemy się wszystkimi aspektami związanymi z KSeF.

Skontaktuj się z nami już dzisiaj, aby rozpocząć współpracę.

Kliknij tutaj i skorzystaj z kilku dostępnych form kontaktu. Nasz zespół jest gotowy, aby odpowiedzieć na Twoje pytania i zapewnić Ci kompleksowe wsparcie księgowe.